Organizzare un evento in piazza per bambini è un’avventura entusiasmante. Che si tratti di una festa di quartiere, un laboratorio creativo o uno spettacolo di intrattenimento, bisogna sapere come strutturare ogni fase, prendendo nota di tutte le informazioni necessarie per capire come organizzare un evento in piazza per bambini, dalle autorizzazioni ai dettagli del programma. Ci affidiamo a Circowow in questo articolo per capire come affrontare ogni passaggio in sicurezza, senza tralasciare nulla.
Permessi e autorizzazioni necessarie per un evento in piazza
Documenti indispensabili
- Occupazione suolo pubblico: per utilizzare una piazza è necessario richiedere il permesso al Comune. La domanda deve includere la descrizione dettagliata dell’evento, la planimetria dell’area e la durata. I costi medi variano tra 50 e 200 euro, ma possono cambiare in base alla città e alle dimensioni dell’area.
- Licenza SIAE: se l’evento prevede musica o spettacoli, è obbligatorio il pagamento dei diritti d’autore. Il costo è proporzionale al numero di partecipanti e al tipo di utilizzo musicale, quindi bisognerà informarsi di conseguenza.
- Piano di sicurezza: è necessario presentare un documento che includa vie di fuga, gestione delle emergenze e personale qualificato.
- Polizza assicurativa: un’assicurazione aiuta a coprire eventuali danni o incidenti.
- Permesso per attività commerciali: se prevedi stand gastronomici o mercatini, assicurati di ottenere le autorizzazioni sanitarie e fiscali necessarie.
Tempistiche
- Occupazione suolo pubblico: richiedila almeno 30 giorni prima.
- SIAE: calcola 15 giorni per l’autorizzazione.
- Piano di sicurezza: presentalo almeno 20 giorni prima.
Come scegliere la piazza giusta per l’evento
Come organizzare un evento in piazza per bambini? Ci sono diversi criteri da considerare quando si sceglie la location per l’evento.
- Assicurati che la piazza abbia spazio sufficiente per ospitare il numero previsto di partecipanti, le attività e le attrezzature.
- Verifica che l’area sia facilmente raggiungibile sia a piedi che con i mezzi pubblici e considera anche la disponibilità di parcheggi nelle vicinanze.
- Controlla la presenza di servizi essenziali come bagni pubblici, punti di acqua potabile e prese elettriche.
- L’area deve garantire vie di fuga agevoli e una buona visibilità per il controllo del flusso di persone.
Budget e pianificazione dei costi
Organizzare un evento in piazza per bambini richiede una gestione accurata delle spese.
Costi principali
- Permessi e documenti: 200-500 euro
- Attrezzature: 500-1500 euro (palco, audio, luci)
- Personale: 300-1000 euro (animatori, sicurezza)
- Assicurazione: 100-300 euro
- Promozione: 100-500 euro
Suggerimenti per ottimizzare il budget
- Collabora con sponsor locali per coprire parte dei costi.
- Utilizza attrezzature noleggiate per risparmiare.
- Coinvolgi volontari per alcune attività.
Piano di sicurezza: requisiti e procedure
La sicurezza è molto importante dato che l’evento è dedicato ai bambini.
- Devono essere segnalate vie di fuga facilmente accessibili.
- Prevedi un punto di assistenza con personale qualificato.
- Stabilisci un piano chiaro per affrontare emergenze e situazioni critiche.
Assicurati di rispettare le leggi locali e di coordinarti con le autorità per ispezioni e approvazioni.
Attrezzature e logistica necessarie
Un evento di successo richiede attrezzature adeguate e una buona pianificazione logistica, che va pensata molto prima della data dell’evento.
Lista attrezzature
- Palco e audio: per spettacoli e presentazioni.
- Sedie e tavoli: per aree relax e laboratori.
- Bagni chimici: in caso di assenza di servizi pubblici.
- Stand e gazebo: per attività e punti informativi.
Timeline
- Montaggio: inizia almeno 24 ore prima dell’evento.
- Smontaggio: concludi entro 12 ore dalla fine dell’evento.
Come organizzare un evento in piazza per bambini
- 10:00 – Apertura – Accoglienza e presentazione.
- 10:30 – Laboratori creativi – Pittura, scultura.
- 12:00 – Spettacolo – Magia o teatro.
- 13:00 – Pausa pranzo
- 14:00 – Giochi di gruppo – Attività sportive o caccia al tesoro.
- 16:00 – Chiusura – Saluti finali e ringraziamenti.
Prevedi sempre momenti di pausa per evitare che i bambini si stanchino troppo.
Scelta e gestione delle attività per bambini
Tipologie di attività
- Laboratori artistici: pittura, disegno, creazione di oggetti.
- Giochi interattivi: giochi di squadra o individuali.
- Spettacoli: marionette, clown, magia.
Durata e organizzazione
- Fasce d’età: organizza attività specifiche per bambini piccoli (3-6 anni) e per quelli più grandi (7-12 anni).
- Durata: ogni attività dovrebbe durare tra 30 e 60 minuti.
Personale necessario e ruoli chiave
Avere un team ben strutturato permette di suddividere al meglio i compiti.
- Coordinatore: supervisiona l’evento.
- Animatori: gestiscono le attività per bambini.
- Sicurezza: controllano l’accesso e gestiscono le emergenze.
- Primo soccorso: forniscono assistenza medica immediata.
Crea un briefing dettagliato per ogni ruolo e utilizza un template per la distribuzione dei compiti. Seguendo questa guida, sarai in grado di organizzare un evento memorabile per i bambini nella tua piazza.