Il servizio proposto da gestione archivi fisici per la conservazione e gestione degli archivi correnti, di deposito e storici, rappresenta la soluzione ottimale al problema della gestione di crescenti quantità di documenti cartacei in spazi limitati che non possiamo più accumulare sulle nostre scrivanie.
Un’analisi preliminare permette di valutare le esigenze del cliente per arrivare ad elaborare un piano personalizzato di intervento volto ad alleggerire la gestione dell’archivio.
I servizi comprendono tutte le attività di gestione archivio fisico, ovvero:
– trasferimento presso il centro generale di gestione archivi fisici
– deposito e custodia degli archivi
– gestione delle richieste di consultazione
– recapito dei documenti da consultare
– selezione di scarto ed invio a macero o discarica
I vantaggi che comporta affidarsi alla gestione degli archivi fisici sono tantissimi, molteplici, e tra essi possiamo citare:
– trasferimento della responsabilità per la custodia dei documenti e gestione archivi fisici
– riduzione dei costi di gestione archivi fisici e miglioramento dell’efficienza del processo di consultazione con conseguente incremento della produttività
– reperibilità delle informazioni con velocità, sicurezza e costi sotto controllo
– massima sicurezza e totale rispetto della normativa vigente in materia
– trasformazione di costi fissi e occulti in costi variabili e sicurissimi
Insomma, la gestione degli archivi fisici rappresenta ed assicura senza dubbio alcuno e senza troppi sforzi un servizio efficiente e sicuro per la custodia e gestione archivi fisici conto terzi, presso i depositi a norma adibiti all’ outsourcing dell’archiviazione documentale, dotati di moderni sistemi antincendio, sistemi di allarme antintrusione, servizio di vigilanza attivo 24 ore su 24, aree protette e divise per cliente, salette di consultazione ed uffici attrezzati.